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Cómo hacer el parte de viajeros en los alquileres turísticos

El procedimiento de check-in no consiste únicamente en recibir a los huéspedes, darles la bienvenida y realizar la entrega de llaves. Una de las tareas con la que deben cumplir todos los propietarios en la gestión de alojamientos turísticos es la tramitación del parte de viajeros y de su correspondiente libro de registros.

Un proceso que puede resultar tedioso pero que es mucho más fácil y rápido con soluciones como Komodore. Nuestra app se encarga de realizar el parte de viajeros, enviar los datos a las autoridades y, además, facilita el proceso de check-in con información adicional.

¡Pero vamos a despejar dudas sobre todo este tema! En este artículo veremos qué son exactamente el parte de viajeros y el libro de registros de entradas, cómo funcionan y cómo realizarlos correctamente.

 

¿Qué es el parte de viajeros?

El parte de viajeros es un documento legal que recoge información de los viajeros y del alojamiento turístico en el que se hospedan para informar a las autoridades sobre las entradas y movimientos en los alojamientos turísticos. A veces también se le llama parte de entrada.

hacer parte viajeros

Todos los propietarios o gestores de alojamientos turísticos (ya sean hoteles, hostales, campings, apartamentos vacacionales, casas rurales, etc.) están obligados a realizarlo desde la entrada en vigor el 3 de julio de 2003 de la Orden INT/1922/2003.

Los datos de cada registro que se realice deben ser transmitidos a la policía o al cuerpo de seguridad que corresponda. Además, cada uno de los partes de viajeros que se envían debe ser almacenado para confeccionar el libro de registro de viajeros.

Si no cumples con esta obligación, te expones a pagar sanciones que van desde los 600€ hasta los 30.000€, dependiendo de si la falta se considera leve o grave.

 

¿Qué datos debo incluir en el parte de viajeros?

Como propietario de un alojamiento turístico en cada parte de viajeros deberás incluir la siguiente información del establecimiento:

  • Número de parte
  • Nombre del establecimiento
  • CIF o NIF del propietario
  • Municipio
  • Provincia
  • Sello del establecimiento

Con respecto a los datos de los huéspedes se deben incluir los siguientes datos de todos los viajeros que tengan más de 16 años de edad:

  • El documento de identidad y tipo de documento (DNI, pasaporte, etc)
  • Fecha de expedición del mismo
  • Nombre y apellidos del viajero
  • Sexo
  • Fecha de nacimiento
  • Nacionalidad
  • Fecha de entrada en el alojamiento
  • Firma del viajero

Puedes descargar el formulario modelo oficial en PDF del parte de viajeros en este enlace. Se puede rellenar de forma manual o informática, pero en cualquier caso debe incluir la firma de los huéspedes, ya sea manuscrita o electrónica.

¿Cómo tramitar los partes de viajeros?

Una vez hayas cumplimentado el parte de entrada con todos los datos necesarios, debes remitírselo a las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad con competencias en la materia. Estas variarán dependiendo del municipio en el que se encuentre tu alojamiento turístico, pudiendo ser: la Policía Nacional, la Guarda Civil, los Mossos d’Esquadra, la Ertzaintza o la Policía Foral.

Tienes un plazo máximo de 24 horas desde la llegada del huésped para enviar el parte de viajeros. Lo puedes hacer de diferentes maneras:

  • Presentar físicamente o por correo dos copias de la hoja de registro. Una se la quedará la policía y la otra te la devolverán sellada.
  • Entregar los documentos en un dispositivo electrónico como una memoria USB.
  • Enviar la documentación por fax.
  • Transmitir los ficheros con los partes de viajeros a través de internet.

Como esta última suele ser la opción más común, te facilitamos a continuación las páginas web de los diferentes cuerpos policiales donde puedes llevar a cabo el envío de parte de viajeros.

También existen varias aplicaciones específicas para confeccionar y entregar el parte de viajeros online, ya que los sitios web oficiales no son especialmente cómodos de utilizar.

La plataforma de gestión de huéspedes de Komodore, por ejemplo, incluye esta funcionalidad en su solución de check-in automático.

check in apartamentos

Gracias al partnership con chekin.io que garantiza todo el proceso, los datos del registro legal tus huéspedes se envían directamente a la policía o cuerpo de seguridad competente. Una gran ayuda para simplificar y automatizar tanto el trámite del parte de viajeros como la confección del  libro de registros, olvidándote de las preocupaciones que suelen causar.

¿Cómo confeccionar el libro de registro de viajeros?

El libro de registro de viajeros, no es otra cosa que una compilación de los partes de entrada. Cada libro debe recoger entre 100 y 500 partes de viajeros ordenados de forma correlativa. Si tienes suficientes huéspedes, te recomendamos que crees un libro-registro separado para cada año en lugar de establecer una cantidad fija de partes de entrada por libro.

parte viajeros automatico

Como gestor del alojamiento turístico, debes guardar y custodiar el libro de registros obligatoriamente durante 3 años, contando desde la fecha de la última de las hojas de entrada que lo integran, ya que puede ser requerido por parte de las autoridades.

La aplicación de Komodore también te ayuda en este aspecto, pues guarda digitalmente los documentos por el tiempo legal requerido.

Si tienes alguna duda más específica, puedes consultar aquí la página oficial de Boletín del Estado, donde se detalla jurídicamente cómo confeccionar el libro de registro de viajeros.

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Komodore es la solución que automatiza el proceso del check-in en alojamientos turísticos.

Los servicios que ofrece son: registro de viajeros online y envío automático a las autoridades, comunicación automática, sistema de apertura de cerraduras inteligentes a través del móvil y una aplicación web para proporcionar información sobre la reserva, la propiedad, la ciudad, números de emergencia y ofrecer servicios de reservas de actividades.

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