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¿Cuáles son las opciones a la hora de gestionar el proceso de check-in?

Los propietarios de alquileres vacacionales suelen dedicar una media de 8,5 horas semanales a gestionar un apartamento y un 40% de estas horas van destinadas a los procesos de check-in. Algunos piensan que la mejor forma de llevar su alquiler vacacional es haciéndose cargo de todo personalmente, mientras que otros, prefieren delegar una parte de las tareas (o todas) y buscar soluciones para optimizar la gestión. ¿Qué opción es la más adecuada para nuestro negocio? Esa es la cuestión…

Las alternativas que nos planteamos a la ahora de la gestión del check-in son las siguientes:

  • La gestión propia
  • La contratación de un gestor profesional
  • El uso de herramientas tecnológicas

gestión propia

Es el tipo de gestión más habitual, especialmente si los alojamientos están cerca del lugar de residencia del propietario y ofertamos un número muy reducido de apartamentos. Tareas como el envío del email de confirmación de reserva, responder a preguntas frecuentes sobre la hora de llegada o cómo llegar, si hay aparcamiento cercano, etc. se realizan a través del correo electrónico propio o de WhatsApp.

En el momento de recibir a los huéspedes, es necesario desplazarse al apartamento con antelación para realizar la entrega de llaves, darles la bienvenida e informarles sobre todos los servicios con los que cuenta la vivienda. También hay que gestionar el registro de viajeros, rellenar el parte y enviarlo a las autoridades. Si los huéspedes se retrasan en su llegada, la cosa se complica, ya que la entrega de llaves puede producirse a última hora del día o por la noche y debemos esperarles hasta entonces. 

Si te encargas personalmente de todas las tareas descritas, necesitarás invertir en la gestión un mínimo de 4 horas semanales por apartamento. La plena disponibilidad y los desplazamientos continuos serán necesarios para atender a los huéspedes.

contratación de un gestor profesional

La recepción de los huéspedes y la comunicación asociada es una de las opciones más populares para externalizar tareas de gestión de un alojamiento turístico, ya que el check in es uno de los procesos que requiere de mayor inversión de tiempo. 

check-in automatico apartamentos turísticos

Cuando se externalizan estos servicios, los property managers se encargan de realizar el check in, recibir a los huéspedes, mostrarles la vivienda, darles consejos sobre la ciudad y de ser el medio de contacto para todo lo que puedan necesitar durante la estancia. Hay que tener presente que algunas empresas de gestión no realizan las tareas de comunicación previa al check-in como el email de confirmación de llegada.

Esta opción es recomendable para los propietarios que poseen varios alojamientos. Los gestores profesionales pueden cobrar una comisión de alrededor de un 5% sobre cada reserva o un importe fijo por check-in que asciende normalmente a 20€ aproximadamente.

uso de herramientas tecnológicas

La tecnología como en tantos otros sectores se ha posicionado como una herramienta fundamental, que permite a los gestores y propietarios de los alojamientos profesionalizar la gestión y mejorar la experiencia del huésped.

En el mercado ya hay herramientas que automatizan el proceso del check-in de forma íntegra, lo que implica un gran ahorro en tiempo y una reducción de costes. Estos softwares proporcionan a los propietarios la posibilidad de gestionar los apartamentos de forma completamente telemática, realizando todos los servicios en remoto.

apartamentos turísticos aplicación gratuita

Los huéspedes pueden acceder a la vivienda abriendo las puertas a través del móvil, realizando la instalación de cerraduras inteligentes. Las comunicaciones se centralizan y se automatizan. Se pueden evitar trámites que resultan tediosos el día de la llegada al alojamiento, como el registro de viajeros, que se completa a través de una app y se envía automáticamente a las autoridades. Incluso hay herramientas que permiten la reserva de experiencias y proporcionan información sobre los principales puntos de interés del área dónde se alojan.

Además, los costes de estas soluciones tecnológicas son verdaderamente económicos. Komodore, uno de los softwares que está despuntando en el mercado, aglutina todos estos servicios y permite realizar el proceso completo del check-in a un precio muy económico.

conclusión

Durante los últimos años, la rentabilidad de las viviendas de uso turístico ha disminuido de forma notable debido sobre todo al incremento de los costes y a la creciente competencia. Es por este motivo que la tecnología se ha convertido en un verdadero aliado para la profesionalización y la gestión de los apartamentos turísticos.

Las herramientas de automatización del check-in son compatibles tanto con la gestión individual como con la contratación de un gestor profesional. A los primeros les permite la profesionalización y la excelencia en el servicio a un muy bajo coste y, a los grandes gestores manejar un gran volumen de alojamientos obteniendo la máxima rentabilidad.

Empezar es rápido y fácil

Saca el máximo partido de la gestión de huéspedes durante el check-in

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Búsqueda

Komodore es la solución que automatiza el proceso del check-in en alojamientos turísticos.

Los servicios que ofrece son: registro de viajeros online y envío automático a las autoridades, comunicación automática, sistema de apertura de cerraduras inteligentes a través del móvil y una aplicación web para proporcionar información sobre la reserva, la propiedad, la ciudad, números de emergencia y ofrecer servicios de reservas de actividades.

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