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GESTIÓN
¿Debo esperar a mis huéspedes todo el día para realizar el check-in? 
Por Laura Jimenez
Mediodía. Estás esperando a tus huéspedes para hacer el check-in en el apartamento. No tienes claro a qué hora llegan. Revisas el correo electrónico. Nada nuevo. Envías un mensaje por Whatsapp. Sin respuesta. Tampoco contestan al teléfono. Estarán en el avión... o en un taxi… o tomando un café en la estación. Mientras, tú sigues esperando.

Seguro que, como gestor de apartamentos turísticos, esta situación te resulta familiar. Ante la falta de respuesta sobre la hora de llegada de tus huéspedes, puede que te hayas quedado esperándoles durante horas, sin saber muy bien en qué momento van a aparecer. Por el contrario, también puede que, para no perder todo el día, hayas decidido ocuparte de tus cosas y que sean ellos los que te llamen cuando lleguen al apartamento. En ese caso, tienes otro problema: la posibilidad de que te dejen una mala valoración por no estar allí, y que -de un momento a otro- tengas que interrumpir lo que sea que estés haciendo y salir pitando para abrirles.

En definitiva, el check-in es un momento clave al que te enfrentas como gestor de un alquiler vacacional, porque solo tienes una oportunidad para causar una buena impresión. Pero lógicamente, tampoco quieres malgastar tu tiempo. ¿Qué puedes hacer para evitarlo?

Hay varias soluciones:

Cerraduras automáticas

Algunos anfitriones optan por cerraduras electrónicas que permiten acceder al apartamento introduciendo un código. Las hay disponibles en diferentes modelos de fabricantes como Codelocks o Unitecnic. También existen sistemas de apertura de puertas remotos mediante aplicaciones móviles como Iomando o Parkingdoor. Ambas opciones facilitan que los huéspedes puedan esperar dentro del apartamento a su llegada o, directamente, hacer un check-in automático que no requiera de presencia humana.

Externalizar el check in

Otra opción es externalizar el proceso de check-in para que otra persona vaya a recibir a los huéspedes por ti, les entregue las llaves y les muestre el apartamento. Para ello puedes contratar a personal competente o a una de las empresas especializadas que se encargan de hacer este trabajo. Se le suele llamar “concierge service” y hay varias agencias que prestan estos servicios. En Barcelona, por ejemplo, encontramos a BLL Relocation.

Mejorar la comunicación previa

La aplicación para gestión de huéspedes Komodore tiene una solución para los check-in que incluye todo el proceso de comunicación anterior al momento de la llegada. Se trata de la fase en que además de averiguar a qué hora llegan los huéspedes, se les explica cómo llegar al apartamento, o se les avisa si tienen que pagar una fianza.

Este servicio envía un correo a los huéspedes desde el que acceden a un cuestionario. Es el formulario de pre check-in, que se realiza mediante un asistente virtual integrado, y que los clientes pueden rellenar desde su móvil a través del navegador web o de Facebook Messenger. En él se solicitan los datos de los huéspedes, la información de llegada y, en caso de que lo desees, también su documentación.

Los datos recogidos por Komodore indican que la mayoría de huéspedes que no facilitan sus datos para realizar el check-in ponen como excusa el no haber recibido ningún correo. Por eso, según explican sus creadores, Komodore se encarga de enviar hasta 3 recordatorios para asegurarse de que como propietario, cuentes con toda la información necesaria para recibirles sin perder tu tiempo.
Como ves, no tienes por qué esperar a tus huéspedes todo el día para realizar el check-in. Hay varias opciones que te permiten prestarles una buena experiencia de hospitalidad y a la vez mantener el control de tu tiempo
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