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¿Cuáles son las ventajas de un libro de bienvenida digital y los pasos para crearlo?

La digitalización ha cambiado por completo la demanda de los huéspedes. Estudios recientes han confirmado que la información en formato papel, que proporcionan los anfitriones de los alojamientos turísticos, es cada vez menos consultada.

Los libros de bienvenida interactivos o las denominadas Guest books apps se han alzado como la alternativa predilecta de los viajeros y gestores de propiedades.

Los huéspedes pueden disponer de toda la información sobre el alojamiento y acceder a ella desde su teléfono móvil en cualquier momento, de forma cómoda y rápida. Desde el momento en el que realizan la reserva, podrán entrar en su “Welcome book” y organizar su estancia, sin ni siquiera haber llegado al destino, con días, o incluso semanas antes de su llegada al alojamiento.

Los gestores de propiedades o propietarios pueden profesionalizar sus servicios, optimizar su tiempo y ahorrar costes. Es inevitable que los huéspedes tengan preguntas constantes sobre la propiedad que reservan y la oferta de la zona dónde se alojan. Ser atento y servicial es una actitud que nuestros huéspedes dan por sentado. No obstante, se necesita un gran equipo y personal disponible las 24 horas del tiempo para atender a las preguntas continuas de nuestros clientes.

El libro de bienvenida pone a disposición de los huéspedes una guía completa con todo tipo de información práctica que los visitantes puedan consultar siempre que quieran, proporcionado una experiencia de huésped personalizada y superando con creces sus expectativas. Además, da la posibilidad de comunicar la oferta de servicios complementarios (servicio de transfer, reserva de experiencias, etc), así como las opciones culturales o actividades que se pueden realizar en el área dónde se alojan.

A continuación, se va a detallar cuáles son los pasos para crear un libro de bienvenida y la información que debemos contemplar.

PASO 1: INFORMACIÓn GENERAL

Comenzamos recopilando la información más general. Si gestionamos un gran número de unidades alojativas es importante armonizar la información. La estructura y descripción debe ser la misma para todos los apartamentos salvo, las características específicas para cada uno de ellos. El contenido básico que debemos incluir es el siguiente:

  • Datos del check-in, check-out y Política de cancelación. Se ha de detallar los datos de la reserva y el procedimiento de entrada y salida del alojamiento. Esta información se puede obtener directamente de los portales donde tenemos publicados el alojamiento.
  • Datos del anfitrión y/o la empresa y nota de bienvenida. Transmitir confianza y profesionalidad a los huéspedes es imprescindible, por ello, el libro de bienvenida debe recoger en primera instancia detalles sobre el anfitrión. Aconsejamos, incluir la descripción del perfil ya publicado en las OTAs, incorporar una nota de bienvenida e incluso realizar una video presentación.
  • Localización. Indicar dirección, explicación de cómo llegar a la vivienda teniendo en cuenta las distintas alternativas de transporte (coche, tren, autobús, etc) y la ubicación dentro del ciudad (cerca del casco histórico, playa, etc).
  • Lugares de interés de la zona. Añadir un listado de puntos de interés y recomendaciones del área dónde se alojan es fundamental (oferta cultural, restauración, actividades, etc). Se puede encontrar esta información en la página oficial de turismo dónde está ubicado el apartamento. Asimismo, se deben incluir los imprescindibles del área: supermercado, farmacia, medios de transporte cercanos a la zona y estanco.
  • Descripción de la propiedad. Se deben detallar las particularidades de la vivienda, es decir, el tipo de alojamiento y la capacidad (habitaciones, disposición de las camas, baños, terraza, piscina, garaje, etc).
  • Números de emergencia. Los huéspedes deben tener a su alcance los datos de contacto en caso de emergencia. En el siguiente enlace podéis acceder a los números imprescindibles.

PASO 2: MANUAL DE LA PROPIEDAD

El siguiente paso para crear un libro de bienvenida más profesional, consiste en ampliar toda la información posible respecto a los amenities incluidos en la propiedad (electrodomésticos, televisión, aire acondicionado, WIFI, etc) y un manual de uso que contenga una explicación del funcionamiento de cada uno de ellos y su ubicación en el alojamiento.

El objetivo es que el huésped haga un buen uso del mobiliario del hogar y se reduzcan las consultas al mínimo.

PASO 3: MATERIALES INTERACTIVOS

Para que el libro de bienvenida sea impecable, se deberá acompañar con fotos y videos, la información especificada en los apartados anteriores.

Se recomienda realizar un video de bienvenida de no más de un minuto haciendo un compendio de la información recogida en el Guest book e incluir vídeos cortos, con una duración máxima de 30 segundos, explicando el funcionamiento de los amenities. Los que consideramos imprescindibles: aire acondicionado, calefacción, televisión, horno, lavadora y lavavajillas. No se requiere una cámara profesional, los vídeos se pueden realizar con tu smartphone. Finalmente, aconsejamos que sean amenos y lo más concretos posible.

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