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Las 10 secciones que no pueden faltar en un Libro de Bienvenida perfecto

El manual de bienvenida es imprescindible en cualquier vivienda de uso vacacional, ya que permite proporcionar a los huéspedes toda la información que necesitan para disfrutar de su estancia. Si realmente quieres que les enamore, debes anticiparte a sus dudas y sorprenderles con algún extra.

Pero el libro de bienvenida no es solo útil para tus huéspedes. Toda la información que incluyas será clave para evitar llamadas inesperadas, tareas repetitivas y preguntas frecuentes. Y además… ¡puede hacer maravillas en las reviews!

Su creación puede llevar bastante tiempo, ya que hay que organizar toda la información, redactarla y presentarla de una forma atractiva. ¡Pero solo tienes que hacerlo una vez! Así que vamos a ayudarte para que no se te olvide nada importante.

El documento puede entregarse en papel o en formato digital. Esta segunda opción cada vez está más de moda, porque permite separar las diferentes secciones cómodamente y hacer que sea más interactivo al poder incluir videos y otros elementos multimedia. También es más fácil de actualizar si necesitas modificarlo y transmite una imagen más profesional. Además, es mucho más duradero porque no se estropea con el uso, ni tienes que volver a imprimirlo.

10 secciones que no pueden faltar en un libro de bienvenida perfecto

Todo libro de bienvenida debe tener un índice que facilite localizar la información de forma rápida y estar disponible al menos en inglés y castellano para los turistas extranjeros.  Aunque no hay ninguna regla escrita sobre lo que deberías incluir en tu libro de bienvenida, aquí van 10 secciones que no deberían faltar si quieres asegurarte de que resulte realmente útil.

1. Nota personal o video de presentación

Una nota o un video de bienvenida para presentarte, mostrar agradecimiento a tus huéspedes y desearles lo mejor durante su estancia. Si puedes personalizar tu mensaje para cada huésped con su nombre y algún detalle, ¡aún mejor!

Este apartado es especialmente útil para causar una buena impresión si utilizas un sistema de recepción de viajeros automático y no recibes a los huéspedes en persona.

2. Información de entrada y salida

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En este apartado deberías incluir los horarios y las instrucciones necesarias para realizar el check-in y el check-out de una forma clara.  

Si vas a enviar una copia de tu guía de bienvenida antes de la llegada de tus huéspedes, también es buena idea incluir en esta sección un mapa de los alrededores e información sobre cómo llegar a la vivienda, abrir la puerta y acceder a ella. Así como cualquier dato relacionado con el aparcamiento por si los viajeros vienen en coche.

3. Normas de la casa

Tus huéspedes necesitarán saber cuáles son los procedimientos de tu alquiler vacacional y que normas se aplican al uso de las instalaciones.

Aquí deberías incluir tu política sobre mascotas, si está permitido o no fumar, normativas de las zonas comunes, cómo y dónde deshacerse de la basura, etc.  También es muy importante especificar cuáles son las horas de silencio para facilitar la buena convivencia con los vecinos y explicar qué procedimientos se aplican en caso de que se produzcan daños en la propiedad.

4. Instrucciones de uso

Esta es la sección en la que se deben incluir las instrucciones para utilizar los aparatos electrónicos y las instalaciones de la vivienda de uso turístico, tales como la lavadora, lavavajillas, Smart tv, aire acondicionado, calefacción, cafetera, etc.

Las instrucciones deben ser claras, fáciles de entender y esquemáticas. ¡Nadie quiere ponerse a leer un manual completo! Así que si puedes incluir fotos o videos, tanto mejor. ¡No te olvides de anotar todos los códigos de acceso y las contraseñas de la conexión Wi-Fi!

5. Listado de comodidades

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Un apartado con el listado de comodidades, a modo de inventario de suministros, es ideal para que los huéspedes sepan todos los servicios con los que cuentan en tu alquiler vacacional.

Aquí puedes indicarles dónde se encuentran las toallas extra, mantas, cuna, utensilios de cocina, jabón, gel, productos de limpieza y otras cosas que puedan necesitar.

Te ahorrará llamadas preguntando si hay tal cosa o tal otra en la casa y dónde se encuentra. También te permitirá llevar un registro más eficaz de lo que hay en la vivienda y de su estado.

6. Transportes

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Desplazarse por una ciudad desconocida puede ser un poco complejo al principio. Incluye toda la información que tus huéspedes necesitan para desplazarse con comodidad: rutas de bus y de metro con sus respectivos horarios y diferentes tipos de tarjetas de transporte, teléfonos de servicios de taxi y de alquiler de coches, alquiler de bicis, estaciones cercanas o, indicaciones sobre cómo llegar al aeropuerto, etc.

7. Información sobre la zona

A la mayoría de huéspedes les resultará también muy útil que incluyas una sección sobre la zona en la que se encuentra tu alquiler vacacional.

Incluye un mapa y marca en él dónde están los cajeros, farmacias, tiendas, supermercados, gasolineras y paradas de transporte público más cercanos a la vivienda. Les ayudará a familiarizarse con la zona y les evitará el tener que buscar todos estos datos por su cuenta.

8. Actividades, excursiones o rutas interesantes que pueden contratar

Algunos de tus huéspedes tendrán su visita totalmente planificada, otros preferirán improvisar y dejarse guiar. ¡Tú eres el experto de la zona!

En esta sección debes incluir actividades de interés que haya en la localidad, excursiones a lugares cercanos que merezca la pena visitar o rutas interesantes en los alrededores. Rutas en bicicleta, actividades náuticas, o culturales, mercadillos locales,… todo depende de dónde esté ubicada tu propiedad.

9. Sitios recomendados

En esta sección de tu libro de bienvenida, deberías incluir los lugares típicos que visitar, pero también otros más atípicos. Recomiéndales sitios por los que te guste pasear, zonas para salir de compras y de ocio nocturno. Y por supuesto, que no falten los restaurantes y cafeterías.

Una de las cosas que más suelen preguntar los huéspedes es dónde hay un buen local para salir a comer o cenar. Incluye tus restaurantes, bares y cafeterías favoritos, con algunas recomendaciones de sus menús. Si puedes, incluye también los teléfonos o las páginas web para que les sea más fácil realizar su reserva.

10. Teléfonos de emergencia

Aunque esperamos que no los necesiten, es muy importante incluir en el manual de bienvenida teléfonos de contacto que puedan usar en caso que se les presente una emergencia.

No deberían faltar el número de los bomberos, la policía, así como el del hospital más cercano. Y por supuesto, el número de teléfono del propietario o el gestor de la vivienda, o incluso un segundo contacto de apoyo en caso de que no pudieran localizar al principal.

Check list para crear una guía de bienvenida perfecta

Si no quieres que se te olvide nada en tu libro de bienvenida, ¡descárgate gratis nuestra checklist con toda la información que necesitas incluir! Tus huéspedes quedarán impresionados cuando lleguen a tu alquiler vacacional.

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